Абсолютный дайджест

Если о тайм-менеджменте говорят много и громко, то о self-менеджменте часто забывают. Марианна Румянцева, гендиректор фешен-ретейлера Marc O’Polo в России и СНГ, — о том, в чем суть self-менеджмента и какие его инструменты использует лично она

Self-менеджмент — это управление собой и своей жизнью во всех ее сферах. Освоение навыков self-менеджмента позволяет взять под контроль проблемы, с которыми сталкивается любой человек и в особенности руководитель: бесконечный список задач и сжатые сроки на выполнение, высокий уровень стресса, сложности в выстраивании баланса работы и личной жизни.

Разберем основные правила и инструменты self-менеджмента.

1. Умение говорить «нет»

Зачем нужно

Руководителю важно быть гибким и уметь идти на компромисс. Однако неумение отказывать может поставить его в невыгодное положение. «Нет», сказанное вовремя, поможет защитить личные границы, отстоять свою точку зрения, получить выгоду для себя.

Как применить

Попробуйте действовать в соответствии с рекомендациями Патрика Кинга, эксперта по социальным коммуникациям. Одна из техник — сказать «нет» через «да». Согласитесь выполнить то, о чем просят, но при этом сразу оговорите, на каких условиях.

Кинг предлагает также научиться говорить «нет» прямо, не думая, что это может обидеть собеседника. Отказывайте четко, решительно и без чувства вины.

Мне приходится говорить «нет» в самых разных рабочих ситуациях. Одна из довольно распространенных связана с перекладыванием ответственности за принятие решений разной степени важности. Я готова помогать и подсказывать, но не готова выполнять чужую работу.

2. Правило 1–3–5

Зачем это нужно

Правило 1–3–5 поможет сохранить мотивацию в ситуации, когда количество рабочих задач зашкаливает и начинает казаться, что выполнить их все невозможно.

Как применить

Выделите девять основных дел на день:

• одно большое и самое важное;
• три срочных маленьких задачи, требующие немедленного решения;
• пять совсем мелких текущих дел.

Выполняйте дела по списку, начиная с самого важного.

3. Метод ABCDE

Зачем он нужен

Метод ABCDE придумал эксперт по продуктивности Брайаном Трейси. Он помогает понять, какие задачи нужно выполнить «здесь и сейчас», какие могут подождать, а какие можно вовсе вычеркнуть из списка, потому что они ведут к путанице, усложнению процессов и повышению нагрузки.

Как применить

Расставьте задачи по приоритету:

• A — самые важные задачи, невыполнение которых обернется большими проблемами;
• B — важные, но не очень критичные задачи, которыми можно заниматься после выполнения задач A;
• C — задачи средней важности, невыполнение которых не приведет к серьезным последствиям, их без проблем можно перенести на более позднее время;
• D — задачи, которые можно делегировать, чтобы освободить больше времени на выполнение задач категории А;
• E — неважные задачи, от выполнения которых можно отказаться.

Вы можете ранжировать самые сложные задачи, присваивая им не только буквенный, но и цифровой индекс, например А1, А2 и т.д.

Часто бывает, что решение одной большой задачи автоматически снимает сразу несколько более мелких — они буквально рассасываются сами собой.

4. Круги влияния и забот

Зачем это нужно

Любой руководитель сталкивается со стрессом из-за лежащей на нем ответственности. Снизить градус стресса помогут круги влияния и забот.

Как применить

1. Нарисуйте круг забот. Выпишите в него задачи, ситуации или проблемы, на которые вы можете повлиять.
2. Внутри круга забот разместите круг влияния. Включите в него задачи, которые вас волнуют, но на которые вы не можете повлиять.
3. Сконцентрируйтесь на задачах, которые оказались в первом круге, и не тратьте силы и нервы на задачи из второго круга. В противном случае вы лишь зря потратите ресурс.

Я используют практику, когда мне нужно разделить рабочие задачи и личные вопросы, правильно выстроить приоритеты в каждом из этих направлений.

5. Трекеры задач и статуса проектов

Зачем это нужно

Использование приложений помогает автоматизировать рутину как на работе, так и в личной жизни.

Как применить

• Настройте онлайн-календарь. Создайте внутренние календари для рабочих, семейных и иных задач.
• Попробуйте TodoList. Это инструмент поможет планировать дела, разбивать сложные задачи на простые подзадачи, сортировать то, что нужно сделать, с помощью меток и фильтров. Им просто и удобно пользоваться. Кроме того, его можно интегрировать с другими популярными инструментами.
• Используйте нейрофильтр в «Яндекс Почте». Нейросеть будет «читать» ваши письма и выделять в них главное, помогая заранее понять, чего ждать от переписки. Это сильно экономит время.

6. Умение отдыхать

Зачем это нужно

До недавнего времени в тренде был «отдых без отдыха»: участие в рабочих процессах вне зависимости от того, находится человек на рабочем месте или на другом краю планеты. Однако сейчас стало понятно, что постоянные переработки и отсутствие отдыха не лучшим образом влияют как на здоровье, так и на продуктивность. При этом найти для себя подходящий отдых и, самое главное, научиться отдыхать очень важно. Команда ученых из Румынии в 2023 году опубликовала исследование, продемонстрировавшее положительное влияние даже суперкоротких 10-минутных перерывов на продуктивность. С ними согласны и другие исследователи — например, из Университета Ватерлоо. Подумайте, что будет, если сделать такой отдых регулярной практикой?

Как применить

Среди практик, помогающих отдыху и расслаблению, — физическая активность, цифровой детокс (хотя бы на время), время, проведенное с семьей и друзьями.

Мой способ отдыха — это спорт: либо расслабляющий, например пилатес, либо активный, с быстрым выбросом адреналина и дофамина. Недавно попробовала новый для себя формат — джампинг (это групповая кардиотренировка на специальном батуте в форме шестиугольника, который имитирует поверхность воды. — РБК Pro). И конечно, время с семьей — это неиссякаемый источник энергии. Даже собирать пирамидку с годовалым ребенком для меня очень увлекательно.

Если вы овладеете навыками self-менеджмента, то сможете рациональнее расходовать ресурсы. Вам станет проще руководить бизнес-процессами в компании и противостоять сложностям: дедлайнам, высокой загрузке, многозадачности.

Автор: РБК

Источник: 6 правил и инструментов, которые помогут вам взять свою жизнь под контроль : РБК